Sistema Integrado de Gestión
El Sistema Integrado de Gestión es la manera como La Unidad de Pensiones y Parafiscales, interrelaciona los elementos que utiliza en la gestión diaria y el mejoramiento del desempeño institucional, con el fin de entregar productos y servicios que cumplan con todos los estándares adoptados y los requisitos de los grupos de interés, usando como base la gestión por procesos, en el marco de los planes estratégico y de desarrollo.
¿Para qué sirve el SIG?
Funciona como herramienta de gestión sistemática y transparente, sirve para dirigir, evaluar y mejorar el desempeño institucional.
El SIG de La Unidad, está basado en su modelo de operación por procesos, en éstos se da cumplimiento a los estándares aplicables al sector público colombiano, algunos de ellos tienen un enfoque de sistema y traen consigo un modelo específico para su implementación.
La Dirección de Seguimiento y Mejoramiento de Procesos dentro de su visión de construir un enfoque de procesos, que diera cumplimiento al SIG y a los diferentes modelos y sistemas los cuales se han adoptado, orienta su construcción de enfoque de procesos hacia un diseño de actividades semi-automatizadas y automatizadas bajo una herramienta de BPM para los procesos CORE, buscando que el flujo del proceso sea controlado por un sistema de información.
Así mismo, todos los procesos de La Unidad mantienen desde su diseño un enfoque neto de proceso - cliente - proveedor, garantizando que cualquier área que participa dentro de la cadena de actividades aporte valor al resultado esperado por su cliente.
Los procesos definidos en La Unidad utilizan la notación estándar BPMN (Business Process Management Notation), permitiendo mantener una arquitectura de procesos de negocio con diferentes niveles de profundidad; entendidos como macroproceso, procesos y subprocesos dirigidos hacia la automatización de procesos.
El compromiso y entendimiento del enfoque de proceso permite a La Unidad facilitar su trabajo para desarrollar y aplicar metodologías de mejoramiento, mecanismos de coordinación y autoevaluación que aporten al logro de los objetivos de los procesos.
Mecanismos de coordinación entre los procesos
ANS - Acuerdos de Niveles de Servicio: Metodología que permite a La Unidad formalizar acuerdos de nivel de servicio como mecanismo de coordinación e integración entre sus procesos y proveedores, logrando así aportar al cumplimiento de fortalecer la gobernanza para contar con procesos eficaces, eficientes, seguros y asegurados. Un acuerdo de niveles de servicio es un compromiso entre dos partes en el que se estipula los requisitos necesarios para la prestación de un servicio y se acepta por las partes que lo suscriben.
En cuanto a los requisitos necesarios, en La Unidad los más estipulados son los relacionados con calidad y oportunidad del producto o servicio que entrega el proveedor.
En la Unidad las dos partes que suscriben el compromiso son:
- Proveedores (contratistas), personas naturales o jurídicas externas a la entidad y procesos internos de La Unidad.
- Clientes, procesos internos de La Unidad
Las etapas definidas para los ANS son:
Mecanismos de autoevaluación entre los procesos La Unidad
Comités Primarios: Su objetivo es crear un espacio de reunión de los Directores y Subdirectores de La Unidad con su equipo de trabajo con el fin de comunicar los lineamientos que se den en la Dirección General, hacer seguimiento al desempeño de los procesos a su cargo, resolver inquietudes del equipo, dar lineamientos propios del proceso y permitir compartir experiencias entre todos para el enriquecimiento mutuo.
RAE- Reunión de Alineación Estratégica: Reuniones en donde se analiza, discute y se toman decisiones sobre la estrategia de la organización u área, teniendo como base el comportamiento de los indicadores tácticos y estratégicos.
- Indicador Estratégico: Indicador que mide el nivel cumplimiento de los objetivos estratégicos planteados en la organización
- Indicador táctico: Indicador que mide el nivel de cumplimiento de los objetivos planteados para determinada área en la organización.
Comité Institucional de Gestión y Desempeño: En donde se discuten los temas relacionados con las políticas de desarrollo administrativo y demás componentes del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG). Este comité sustituirá los demás que tengan relación con este modelo y no sean obligatorios por mandato legal. Para la implementación de las políticas de desarrollo administrativo y las demás que la UGPP considere.
