Competencias asumidas por La Unidad de Pensiones y Parafiscales

Agosto 26, 2019 - 10:57 am

Específicamente en relación  con la función pensional asumida por la UGPP respecto de la extinta Cajanal E.I.C.E. y otros fondos o entidades de previsión pensional del orden nacional liquidadas.

Entidades territoriales (municipios y departamentos), entidades públicas del orden nacional, fondos de pensiones del régimen de prima media y del régimen de ahorro individual, empleadores públicos y privados, empleados públicos y privados, ciudadanos y en general todos  los actores del sistema de seguridad social en pensiones interesados

Asunto: aclarar, frente a los ciudadanos y a la comunidad en general, las competencias legalmente asumidas por La  Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social –en adelante UGPP o La Unidad-, en materia pensional, y específicamente en relación  con la función pensional asumida por la UGPP respecto de la extinta Cajanal E.I.C.E. y otros fondos o entidades de previsión pensional del orden nacional liquidadas. Así mismo, estos parámetros deberán tenerse en cuenta con relación a la obligación de las entidades territoriales de levantar historias laborales para la elaboración de cálculo actuarial ante el Ministerio de Hacienda, con el fin de cubrir su pasivo pensional con recursos propios de acuerdo a los dispuesto por el artículo 9° de la Ley 549 de 1999.

  1. Antecedentes 

La UGPP tiene establecidas sus funciones, en materia pensional, conforme a lo dispuesto en el artículo 156 de la Ley 1151 de 2007, el Decreto ley 169 de 2008, y Decreto 575 de 22 de marzo de 2013, modificado por el Decreto 681 de 26 de abril de 2017.

Dentro del marco de sus competencias pensionales, la UGPP inició su funcionamiento el día 08 de noviembre de 2011, sin embargo, para poder asumir la competencia respecto de una específica entidad de previsión del orden nacional, previamente esa función debe estar antecedida de un Decreto del orden nacional por el cual el Gobierno Nacional traslada tal función (por aplicación del principio de legalidad de los actos y de las actuaciones consignado en el artículo 121 de la Constitución Política y desarrollado en el artículo  5º Ley 489 de 1998).

No obstante lo anterior, la UGPP viene recibiendo, en forma inconsistente, solicitudes o documentos por parte de los usuarios que: (i) no se relaciona con la función pensional previamente trasladada; (ii) sin especificación del trámite; (iii) sobre entidades aun no trasladas en su función pensional a la UGPP; y (iv) con documentación presentada en indebida forma, entre otras anomalías.

La Unidad, en materia pensional, tiene como objeto, según la normatividad aplicable, lo siguiente:

Reconocer y administrar los derechos pensionales y prestaciones económicas a cargo de:

  1. Las administradoras exclusivas de servidores públicos del Régimen de Prima Media con Prestación Definida del orden nacional que se encuentren en proceso de liquidación, se ordene su liquidación o se defina el cese de esa actividad por quien la esté desarrollando, y
  2. De las entidades públicas del orden nacional que se encuentren en proceso de liquidación, se ordene su liquidación o se defina el cese de esa actividad por quien la esté desarrollando

Por contera:  (i) toda aquella función pensional que no fuere previamente traslada a la UGPP a través de decreto u otra disposición jurídica, y (ii) toda aquella función no-pensional (no-misional), como por ejemplo: relacionada con temas de asuntos laborales, contratos realidad, pago de salarios o prestaciones de ex trabajadores o de los ex funcionarios, honorarios de ex contratistas de las entidades públicas liquidadas, cumplimiento o resolución de contratos estatales de dichas entidades, etc., no pueden ser atendidos por la UGPP, porque estarían al margen de las “competencias administrativas” que exclusivamente no fueron o no han sido trasladadas a la UGPP (Art. 5º de la Ley 489 de 1998), o lo que es lo mismo, desconociendo el principio de legalidad de las actuaciones del Estado (Art. 121 de la Constitución Política).

Cualquier interpretación en contrario, viola directamente la Constitución y la ley, y por ende no habilita la asunción de la competencia por parte de la UGPP, por tornarse ilegal.

Así mismo, debe aclararse, que la UGPP no actúa como una administradora de pensiones, toda vez que la “Administradora” es aquella entidad de previsión que opera como caja abierta, recibe afiliaciones y cotizaciones a pensiones, emite bonos pensionales; actividades que, se aclara, NO desempeña la UGPP, porque La Unidad solo recibe la función pensional de las administradoras exclusivas de servidores públicos del Régimen de Prima Media con Prestación Definida del orden nacional y de las entidades públicas del orden nacional que se encuentren en proceso de liquidación, se ordene su liquidación o se defina el cese de esa actividad por quien la esté desarrollando, es decir, cuando ya no es viable recibir más afiliaciones o cotizaciones pensionales.

Por el contrario, la calidad de administradoras pensionales se encuentra expresamente definida en el artículo 20 del Decreto 1513 del 04/08/1998 que modificó el artículo 48 del Decreto 1748 de 12/10/1995, donde claramente no fue incluida la UGPP. Por ello, la Administradora del Régimen de Prima Media –en adelante RMP-, por excelencia lo es COLPENSIONES antes el ISS Asegurador.

Conforme a todo lo anterior, es importante, a través de la presente circular, describir claramente, las funciones y competencias de La Unidad, precisando que a través de esta circular no se están fijando nuevas competencias o desconociéndose las previamente definidas a través de decreto expedido por el Gobierno Nacional o a través de norma.

2. ¿Qué competencias en materia pensional, si tiene asignadas la UGPP?

La Unidad, conforme a lo establecido, en materia pensional, con base en el artículo 156 de la Ley 1151 de 2007, el Decreto ley 169 de 2008, y en los Decreto 575 de 22 de marzo de 2013, modificado por el Decreto 681 de 26 de abril de 2017, sí tiene asignadas las siguientes competencias:

A. El reconocimiento y la administración de los derechos pensionales de las siguientes entidades o cajas de previsión del orden nacional, a saber:

  1. Caja Nacional de Previsión Social E.I.C.E. (Decretos 4269 de 2011 y 2040 de 2011)
  2. FONCOLPUERTOS (Decretos 4107 de 2011 y 11984 de 2012)
  3. CAPRECOM - Compañía de Fomento Cinematográfico - Focine (Decreto 2011 de 2012)
  4. CAPRECOM - Empresa Nacional Minera Ltda. – Minercol (Decreto 2011 de 2012)
  5. Instituto Nacional de la Reforma Urbana- INURBE (Decreto 3571 de 2011)
  6. Carbones de Colombia S.A. – Carbocol (Decreto 1295 de 2013)
  7. Fondo Nacional de Caminos Vecinales (Decreto 1292 de 2013)
  8. Compañía de Informaciones Audiovisulaes – Audiovisuales (Decreto 1389 de 2013)
  9. Instituto Nacional de Radio y Televisión – Inravisión (Decreto 1389 de 2013)
  10. Administración Postal Nacional – Adpostal (Decreto 1389 de 2013)
  11. Instituto Nacional de Reforma Agraria – Incora (Decreto 2796 de 2013)
  12. Caja Agraria (Decreto 2842 de 2013)
  13. Corporación Eléctrica de la Costa Atlántica S.A. E.S.P. - Corelca S.A. E.S.P. (Decreto 130 de 2014)
  14. Instituto de Seguro Social - Empleador -  ISS Empleador (Decreto 3000 de 2013)
  15. Ministerio de Comunicaciones – Mincom (Decreto 2799 de 2013)
  16. Instituto de Ciencia Nucleares y Energías Alternativas  - INEA (Decreto 822 de 2014)
  17. Instituto Nacional de Adecuación de Tierras – Inat (Decreto 885 de 2014)
  18. Caja de Previsión Social de la Superintendencia Bancaria – Capresub (Decreto 1212 de 2014)
  19. Caja de Previsión Social de Comunicaciones - Caprecom Empleador (Decreto 1440 de 2014)
  20. Instituto Nacional de Vías - Invías - Distritos de Obras Públicas del Ministerio de Obras Públicas y Transporte –INVIAS (Decreto 2350 de 2014)
  21.  CAPRECOM - Telearmenia; Telecalarca; Telecartagena; Telehuila; Telesantamarta; Telenariño; Teletolima (Decreto 2408 de 2014)
  22. Empresa Nacional de Telecomunicaciones – Telecom (Decreto 2408 de 2014)
  23. Corporación Financiera del Transporte – CFT (Decreto 1299 de 2015)
  24. Corporación Nacional de Turismo – CNT (Decreto 1290 de 2015)
  25. ISS – ARL (Decreto 1437 de 2015)
  26.  Zonas Francas (Decreto 678 de 2016)
  27.  Promotora de Vacaciones y Recreación Social – Prosocial (Decreto 1405 de 2017)

Como se evidencia, el traslado de las funciones pensionales en relación con las anteriores entidades, ha estado antecedido de un decreto del orden nacional que garantiza el principio de legalidad, y la continuidad en el pago de las pensiones por parte del FOPEP. No hacerlo de esa forma, pondría en riesgo la seguridad jurídica, los derechos adquiridos de los pensionados y afectaría la continuidad en los pagos de sus mesadas pensionales.  

Nota: no obstante, a la fecha de expedición de la presente circular, ESTÁ PENDIENTE el traslado de las siguientes entidades:

Instituto Nacional de Recursos Naturales Renovables  y del Ambiente - Inderena
Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro - Fonprenor
Instituto de Mercadeo Agropecuario - Idema
IFI Concesión de Salinas
Instituto Nacional de Tránsito y Transporte - Intra
Ministerio de Obras Públicas y Transporte - Mopt
Álcalis de Colombia - Alco

 

B. Conforme al artículo 4º del Decreto 1222 de 2013 y la decisión del 22 de octubre de 2015 (radicación 11001030600020150006300) proferida por la Sala de Consulta y Servicio Civil del H. Consejo de Estado, a La Unidad le corresponde la administración del denominado Registro Nacional de Afiliados – RNA, que con antelación administraba CAJANAL, registro que daba cuenta de los aportes pensiones efectuados en la mayoría de los casos en forma grupal por los ex empleadores públicos que estaba afiliados a  CAJANAL.

3. ¿Qué competencias en materia pensional, no tiene asignada la UGPP?

De conformidad con lo anteriormente visto:

  1. La Unidad NO es un fondo de pensiones o administrador del régimen de prima media: por lo tanto no tiene afiliados o cotizantes activos en el Sistema General de Pensiones, y no administra recursos del Sistema de Seguridad Social Integral, ante lo cual no certifica aportes o cotizaciones al sistema.
  2. La Unidad NO tiene la calidad de empleador: en materia pensional la competencia de la entidad se limita al reconocimiento de derechos pensionales, a la administración de la nómina de pensionados y a la salvaguarda de los documentos que le han sido entregados por cada una de las entidades que ha recibido, relacionados con los expedientes pensionales; sin embargo, La Unidad no funge como empleador o ex empleador frente a ninguno de los pensionados a cargo, y por lo tanto no está facultada legalmente ni tiene la obligación de expedir certificaciones, copias o información de historias laborales, nóminas laborales, tiempos de servicio, tiempos laborados, empleadores que han cotizado a favor de determinadas personas, afiliaciones y en general ningún tema que involucre una relación de carácter laboral, salvo lo relacionado en el RNA en relación con CAJANAL.
  3. La Unidad NO tiene competencia para la expedición de certificaciones laborales para la emisión de bono pensional conocidos como  formatos CLEBP 1, 2 y 3B: toda vez que no tiene el carácter de empleador frente a ninguno de los funcionarios o exfuncionarios vinculados con los fondos, cajas de previsión o entidades liquidadas frente a las cuales ha asumido la competencia pensional. Por el contario, tales certificados de información laboral deben expedidos por los ex empleadores públicos o por las entidades asignadas (Véase Circular Conjunta No. 013 de 18/04/2007, artículo 23 del Decreto 1748 de 1995 y artículo 7º del Decreto 2709 de 1994).
  4. La Unidad NO es competente para la expedición de Bonos Pensionales, en ningún caso: esta obligación está a cargo de la entidad empleadora, del Ministerio o de la entidad que recibió el resultado de la liquidación de la entidad, o de la Oficina de Bonos Pensionales – OBP del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
  5. Así mismo en el frente misional Parafiscal, La Unidad NO es la Entidad competente para certificar afiliaciones o pagos al Régimen de Seguridad Social Integral: dado que las entidades autorizadas para realizar este tipo de certificaciones son las correspondientes administradoras o fondos.

Los ciudadanos en general pueden hacer seguimiento a sus empleadores registrándose y consultando la página https://miseguridadsocial.gov.co/, administrada también por el Ministerio de Salud y de la Protección Social.

4. Información que se puede solicitar y que si puede ser suministradsa por parte de La Unidad.

De acuerdo a las anteriores precisiones, en las que se ha plasmado de manera expresa, en qué temas La Unidad no es la competente para gestionar una solicitud, por cuanto escapa a la órbita de sus funciones, a continuación se informa cuáles son las peticiones que se pueden presentar a La Unidad en lo relacionado con el objeto y antecedentes de la presente circular, y la forma y requisitos que debe contener la solicitud, para  su correspondiente trámite.

i. Solicitud de copias del expediente pensional, cuya custodia esté a cargo de La Unidad

Requisitos de la petición:

  • Solicitud clara y expresa elevada: (i) por entidad pública competente; (ii) por la autoridad judicial de acuerdo a sus funciones; y (iii) por el directo pensionado o su beneficiario de la pensión de sobrevivientes o su apoderado. Solicitud, que deberá ser clara en relación con la copia o las copias del expediente pensional que se solicita, y además, deberá incorporar:
  • Nombre completo del titular - causante del derecho.
  • Tipo y número de identificación del titular - causante del derecho. Esto en virtud a que los aplicativos internos y los archivos bajo custodia de la Unidad solamente permiten búsqueda por número de identificación del causante titular del derecho pensional.

La anterior información será enviada en medio magnético con el fin de disminuir costos por toma de fotocopias y para garantizar la conservación de los documentos físicos, evitando su continua manipulación. Sin embargo, dado el CARÁCTER RESERVADO (Arts. 24 y 27 de la Ley 1437/11) del que goza dicha información, se entiende que tanto La Unidad como la entidad destinataria de la misma tienen el deber de protegerla.

ii. Para Información que se encuentre en el aplicativo denominado Registro Nacional de Afiliados – RNA, que administraba Cajanal. Y para Copias de “recibos de caja” y “planillas de pago”.

Requisitos de la petición:

  • Solicitud clara y expresa por parte de la entidad pública competente, fondo de pensiones o ciudadano o apoderado.
  • Nombre de la entidad (ex empleador o de la persona jurídica pública que  hizo sus veces) que realizó los aportes a la extinta Cajanal.
  • Número del NIT con el que  la entidad realizó los respectivos aportes.
  • Para tiempos a consultar en el RNA desde el 1 de abril de 1994 hasta el 30 de junio de 2009 se debe informar el tipo y número de documento de identificación del funcionario respectivo frente al cual se hicieron los aportes.
  • Para búsqueda de recibos de caja y planillas de pago se deben indicar los periodos sobre los que se solicita realizar la búsqueda, indicando fecha inicio (dd/mm/aaaa) y fecha fin (dd/mm/aaaa)

Frente al suministro de Información recibida por la Unidad proveniente de Cajanal del archivo denominado Registro Nacional de Afiliados así como frente a los documentos físicos de las series “recibos de caja” y “planillas de aportes”, que actualmente posee esta Entidad:

Se señala que la UGPP se encuentra en la capacidad de suministrar únicamente la información que repose en los archivos y documentos entregados, pero NO PUEDE ASUMIR RESPONSABILIDAD SOBRE EL CONTENIDO DE LOS MISMOS. Pues existe una IMPOSIBILIDAD JURÍDICA de garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información que contienen los archivos y documentos recibidos, en los términos del artículo 16 de la Ley 594 de 2000.

  1. La información que recibió La Unidad por parte de la extinta Cajanal, corresponde a un aplicativo denominado Registro Nacional de Afiliados – RNA, en el que se puede consultar información de afiliaciones a Cajanal; aclarando que este aplicativo contiene información incompleta, pues presenta periodos de cotización discontinuos y solamente posee información desde el 1 de Abril de 1994 año hasta el 30 junio de 2009. Así mismo la llave de búsqueda es solamente por números de NIT, o números de documento de identidad para aportes patronales asignados en su momento por Cajanal a los empleadores, mediante los cuales estos realizaban las cotizaciones a Cajanal sobre el 5% de su nómina global.

Archivo con “recibos de caja” que expedía Cajanal a los empleadores cuando realizaban sus aportes, consistente en un total de 1.863 cajas que contienen un total de 28.625 carpetas, esta información registra  a  nombre  de  las personas jurídicas (empleadores) que cotizaban, y  no  de personas  naturales, por lo cual no es posible realizar búsquedas por número de documento de identificación de ciudadanos.  El  archivo  físico  de  “planillas  de pago” o de  autoliquidación  de  aportes  pensionales, no se puede consultar por número de documento de identificación de persona natural, solamente con el nombre y NIT del empleador de los periodos comprendidos entre el año 1 de Abril de 1994 hasta el 30 de junio 2009.

Las anteriores consideraciones y precisiones deben tenerse en cuenta con relación a la obligación de las entidades territoriales, relacionada con la obligación de completar historias laborales, para la elaboración de cálculo actuarial de acuerdo al artículo 9° de la Ley 549 de 1999 "Por la cual se dictan normas tendientes a financiar el pasivo pensional de las entidades territoriales, se crea el Fondo Nacional de Pensiones de las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones en materia prestacional.", de conformidad con lo siguiente:

Según el artículo 1° de esta Ley en cita, se establece que: Con el fin de asegurar la estabilidad económica del Estado, las entidades territoriales deberán cubrir en la forma prevista en esta ley, el valor de los pasivos pensionales a su cargo, en los plazos y en los porcentajes que señale el Gobierno Nacional.   Entiéndase por pasivo pensional las obligaciones compuestas por los bonos pensionales, el valor correspondiente a las reservas matemáticas de pensiones y las cuotas partes de bonos y de pensiones.

El artículo 2° de la misma Ley,  señala con qué rubros o ingresos del Estado, se cubrirá el valor de los pasivos pensionales de las entidades territoriales.

El artículo 3° crea el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales, Fonpet, como un fondo sin personería jurídica administrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el cual tiene como objeto recaudar y asignar los recursos a las cuentas de los entes territoriales y administrar los recursos a través de los patrimonios autónomos que se constituyan.

Las cuentas que tiene cada entidad territorial en el Fonpep son destinadas a cubrir el ya mencionado pasivo pensional, y estas no pueden retirar dicho dinero, hasta tanto no tengan el dinero suficiente para cubrir el 100% del pasivo pensional a su cargo, de acuerdo a cálculo actuarial que elabora el Ministerio de Hacienda

Para calcular el pasivo pensional, de acuerdo al artículo 9 de la Ley en cita, las entidades deben elaborar un "cálculo actuarial" de acuerdo con la metodología y dentro del programa que diseñe la Nación-Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con cargo a sus recursos propios. Este programa deberá comprender el levantamiento de historias laborales y el cálculo del pasivo y podrá contar con la participación de los departamentos en la coordinación de sus municipios.

Igualmente el artículo 10 de la ley 549, dispone que: Constituye falta gravísima el no adelantar todos los trámites necesarios para cubrir el pasivo pensional en la forma prevista en esta ley.

Es así como con el ánimo de completar historias laborales, en cumplimiento a los mandatos de las disposiciones en cita, las entidades territoriales, solicitan a la UGPP o la Unidad, copias de historias laborales, certificados de nómina, certificados de aportes o cotizaciones a seguridad social, certificados de afiliación, certificaciones o información sobre a qué entidades o fondos ha cotizado una o varias personas durante su vida laboral, certificaciones o información sobre cuáles han sido los empleadores de una o varias personas, entre otras; solicitudes que como bien se ha expresado escapan a la órbita funcional asignada por el marco jurídico que regula a la Unidad, y por lo cual no es poseedora de dicha información, salvo la información que pueda reposar en el Registro Nacional de Afiliados que administraba Cajanal, caso en el cual deberá solicitarse expresamente dicha información, o las copias de “recibos de caja” o “planillas de pago”, con las precisiones y bajo las salvedades que se informan en la presente circular.