Mapa de procesos
La UGPP inició su operación a finales del 2011 adoptando una estructura por procesos con el propósito de alcanzar los resultados de la entidad a través de la obtención de niveles superiores de satisfacción de los ciudadanos y el cumplimiento de la promesa de valor.
La Entidad, está definida a través de una arquitectura de procesos, que está compuesta por tres niveles: macroprocesos, procesos y subprocesos.
Macroprocesos: representa la agrupación de los procesos que son afines y que comparten un objetivo en común. Dentro del documento de caracterización de cada macroproceso se precisan objetivos, responsables, alcance, entradas, proveedores, interacción entre los procesos y subprocesos del macroproceso, salidas y clientes.
Procesos: representan el conjunto lógico de actividades realizadas con el propósito de agregar valor a unos insumos para obtener productos/servicios que satisfagan los requerimientos del cliente final. Dentro del documento de caracterización del proceso se definen los objetivos, alcance, normatividad, procesos predecesores y sucesores, reglas de negocio, modelo de operación, descripción de las actividades, indicadores, hechos económicos, roles vs cargos, control de registros y anexos. Un proceso puede contener actividades o subprocesos.
Subprocesos: representan el conjunto lógico de actividades realizadas con el propósito de agregar valor a unos insumos para entregar un producto intermedio que es requerido para la elaboración del producto final del proceso al cual pertenece. Dentro del documento de caracterización del subproceso se definen los objetivos, alcance, normatividad, procesos predecesores y sucesores, reglas de negocio, modelo de operación, descripción de las actividades, indicadores, hechos económicos, roles vs cargos, control de registros y anexos.
La estructura por procesos le permite a la entidad:
- Identificar los procesos, diseñarlos de principio a fin, interrelacionarlos y documentarlos.
- Definir los objetivos, políticas y reglas de negocio para la operación de cada proceso y subproceso.
- Especificar los roles y responsabilidades dentro de los procesos, ya que las actividades pueden ser ejecutadas por diferentes unidades administrativas.
- Definir su operación a través de los dueños de proceso, como los responsables integrales que tienen gobierno del proceso desde el principio hasta el final.
- Gestionar la mejora.
- Enfocarse sobre la simplificación.
- Reducir y eliminar actividades que no generan o agregan valor.
